Hinweisgebersystem / Whistleblowing

Als Unternehmen sind wir bestrebt, eine Kultur der Integrität und Transparenz zu fördern, daher haben Project Worldwide und George P. Johnson ein Whistleblowing System implementiert, das Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden offensteht.

Das Whistleblowing-System dient der (anonymen) Meldung zu möglichen und konkreten Compliance-Verstößen und ernsthaften Risiken für George P. Johnson bzw. Project Worldwide. Die folgenden Bereiche fallen unter das Whistleblowing-System:

• Dokumentation, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung
• Geschäftsberichterstattung
• Finanz- und Bankangelegenheiten
• Gesetze gegen Korruption und Bestechung
• Kartelle / Wettbewerber
• Insiderhandel
• tatsächliche oder mutmaßliche Verstöße gegen die Menschenrechte oder Umweltbelange, die aufgrund ihrer Schwere die vitalen Interessen von Project gefährden können 

Meldung von Vorfällen

Über den folgenden Link können Sie Compliance-Verstöße melden:

Alternativ können Anliegen zu den genannten Bereichen auch direkt an das Project Worldwide Compliance Committee (Compliance.Committee@project.com) gemeldet werden.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Vertraulichkeit und der Schutz von Hinweisgebenden stehen an erster Stelle. Project Worldwide hat daher für alle zum Netzwerk gehörenden Agenturen den Dienstleister Navex Global, Inc. mit Sitz in USA, definiert, um eingehende Meldungen anonym zu bearbeiten. 

Die Übermittlung der Meldungen an NAVEX findet auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses für die USA (gemäß Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO) und einer getroffenen Datenübermittlungsvereinbarung zwischen NAVEX und der George P. Johnson GmbH statt. Die Datenübermittlungsvereinbarung basiert auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in Bezug auf aus der EU erhaltene personenbezogene Daten und garantiert damit ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne des deutschen Datenschutzgesetzes.

Die Untersuchung von Meldungen gemäß dem Whistleblowing-System wird je nach Gegenstand der Meldung gegebenenfalls mithilfe der relevanten Mitarbeitenden, Beratungs-oder Prüfungsunternehmen von Project Worldwide und George P. Johnson durchgeführt. Soweit möglich, werden nur anonymisierte oder pseudonymisierte, personenbezogene Daten verwendet.

Stellt sich eine Meldung im Zuge der Untersuchung als wahr heraus, sodass ein Abstellen und/oder eine Sanktionierung des bestätigten Fehlverhaltens notwendig ist, werden die direkten Vorgesetzten der betroffenen Mitarbeitenden, falls erforderlich und je nach Schwere und Art des bestätigten Fehlverhaltens, benachrichtigt. Die in der Meldung des Mitarbeitenden aufgeführten Informationen können Beratungsunternehmen (z. B. Rechtsberatungsunternehmen, Wirtschaftsprüfern, Finanz-/Buchhaltungs-, IT- und Personalberatern oder ähnlichen Beratern), Strafverfolgungs- oder Regierungsbehörden zugänglich gemacht werden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrnehmung eines Rechtsmittels erforderlich ist.

Datenspeicherung

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Dokumentation beträgt drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, sofern erforderlich oder verhältnismäßig.

Recht auf Zugang, Korrektur und Widerspruch

Nutzende des Whistleblowing-Systems haben das Recht, jederzeit Informationen zu personenbezogenen Daten zu erhalten, die Project Worldwide und George P. Johnson über sie vorhält, sowie falsche Daten korrigieren oder entfernen zu lassen und ggf. aus guten Gründen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Wenn Zugriff auf die personenbezogenen Daten gewünscht werden, meldet man dies schriftlich per Email an Ethics.Committee@project.com

Falsche Meldungen

Die gutgläubige Verwendung des Whistleblowing-Systems zieht für Sie keine nachteiligen Maßnahmen nach sich, auch wenn sich der gemeldete Vorfall nachträglich als falsch herausstellt oder keinen Grund zur weiteren Veranlassung gibt.

Nutzen Sie das Whistleblowing-Systems verantwortungsvoll und übermitteln Sie an uns nur Informationen, von denen Sie nach bestem Wissen davon ausgehen, dass sie inhaltlich richtig sind. Die böswillige Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen kann zu zivil-, arbeits- und unter Umständen zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.